Archivo Digital
El fin del papel, con validez legal y trazabilidad completa
Digitalización masiva, expediente electrónico, firma digital, flujos de aprobación y preservación a largo plazo para organismos y corporaciones.
- formato de preservación a largo plazo
- PDF/A
- módulos, de la captura al portal de consulta
- 8
- con sellado de tiempo y cadena de custodia
- Firma digital
Qué resuelve
Archivo Digital acompaña todo el ciclo de vida documental: captura y digitalización con OCR, clasificación automática, expediente electrónico con foliado, circuitos de firma y aprobación, y preservación a largo plazo con políticas de retención.
Para un organismo, el impacto es doble: expedientes que dejan de perderse y trámites que pasan de semanas a horas porque el circuito se ejecuta en paralelo y cada actuación queda sellada y buscable.
Además del software ponemos el servicio: relevamos el acervo, definimos el marco normativo y de calidad, y digitalizamos el archivo histórico con equipos y personal propios. Es la parte del proyecto que suele frenarse cuando el organismo ya tiene la plataforma pero nadie se hace cargo del papel.
Modelo de despliegue
Nube, nube soberana u on-premise. Almacenamiento cifrado con claves gestionadas por el organismo.
Validez jurídica
Firma digital y electrónica avanzada, sellado de tiempo y cadena de custodia verificable.
Búsqueda que encuentra
OCR sobre documentos escaneados y búsqueda semántica sobre metadatos y contenido.
Expediente vivo
Foliado automático, pases entre áreas, plazos y alertas de vencimiento por trámite.
Todo lo que incluye
Funcionalidad probada en producción, no un listado de intenciones.
Digitalización masiva
Ingesta desde escáneres, e-mail y carpetas, con separación automática de lotes y control de calidad.
OCR e indexación
Extracción de texto y metadatos con reconocimiento de campos por tipo documental.
Expediente electrónico
Caratulación, foliado, actuaciones, pases y cierre con historial inalterable.
Firma digital
Firma individual y por lote, con token, certificado en la nube o firma remota.
Flujos de aprobación
Circuitos configurables con roles, plazos, delegaciones y escalamiento automático.
Retención y preservación
Políticas de guarda, disposición final y formatos de preservación a largo plazo.
Se contrata completo o por partes
Convive con lo que ya tenés
Asesoramiento y procesamiento de digitalización documental
Digitalizar no es escanear. Antes de la primera imagen hay decisiones que condicionan el resultado durante décadas: qué se digitaliza primero, con qué calidad, con qué metadatos y bajo qué exigencias legales. Acompañamos el proceso completo, desde el diagnóstico del acervo hasta la carga verificada en la plataforma.
01
Asesoramiento
Es la etapa que define si el proyecto sirve. Se hace una sola vez y condiciona todo lo que viene después.
Diagnóstico del acervo
Relevamos volumen en metros lineales, tipologías documentales, soportes, estado de conservación y condiciones de guarda. De ahí sale el dimensionamiento real del proyecto, su plazo y su costo.
Marco normativo y valor legal
Definimos qué requisitos debe cumplir la copia digital para reemplazar al papel según la normativa aplicable: digitalización certificada, firma digital, sellado de tiempo y acta de digitalización.
Cuadro de clasificación y metadatos
Diseñamos la estructura de clasificación, el esquema de metadatos por tipología documental y las tablas de plazos de conservación y disposición final.
Plan de digitalización por prioridad
Ordenamos el acervo por frecuencia de consulta, riesgo de deterioro y obligación legal, para que el primer lote entregue valor en semanas y no al final del proyecto.
02
Procesamiento
Producción con equipos y personal propios, bajo procedimiento documentado y trazabilidad de cada unidad documental.
- 01
Retiro y cadena de custodia
Inventario por unidad de instalación, rotulado, traslado asegurado y registro de cada movimiento del acervo.
- 02
Preparación física
Desanillado, extracción de ganchos y broches, reparación de roturas, aplanado y colocación de separadores de lote.
- 03
Captura
Escáneres de producción para hojas sueltas y equipos cenitales para libros encuadernados, planos y material frágil, con calibración periódica y cartas de control de color.
- 04
Tratamiento de imagen
Enderezado, recorte, eliminación de ruido, normalización de contraste y generación de los derivados de consulta.
- 05
OCR e indexación
Reconocimiento de texto sobre impresos y carga de campos clave con doble digitación verificada en la documentación crítica.
- 06
Control de calidad
Muestreo estadístico por lote sobre legibilidad, integridad, orden, correspondencia imagen-metadato y checksum de cada archivo.
- 07
Carga y verificación
Publicación en Archivo Digital, prueba de búsqueda y validación del área usuaria antes de dar el lote por cerrado.
- 08
Devolución o guarda
Reacondicionamiento y devolución del papel, custodia física en depósito o disposición final documentada, según la tabla de plazos.
Modalidad
En planta
El material se traslada a nuestro centro de digitalización, con cadena de custodia documentada y seguro sobre el acervo.
Modalidad
In situ
Montamos la planta dentro del edificio del organismo cuando la documentación no puede salir por normativa o por sensibilidad.
Modalidad
Mixta
Los expedientes activos se digitalizan in situ para no interrumpir la operación y el archivo histórico se procesa en planta.
Especificaciones técnicas
- Resolución
- 300 dpi en texto corriente; 400 a 600 dpi en material patrimonial, planos y originales de baja legibilidad
- Profundidad de color
- Bitonal, escala de grises de 8 bits o color de 24 bits según tipología documental
- Formato de preservación
- TIFF sin compresión o JPEG 2000 sin pérdida
- Formato de consulta
- PDF/A con capa de texto buscable
- Integridad
- Checksum SHA-256 por archivo, verificado en cada movimiento
- Metadatos
- Esquema propio o Dublin Core, exportable en XML y CSV
- Exactitud de OCR
- 98 a 99 % en impresos de buena calidad; los manuscritos se indexan a mano
- Control de calidad
- Muestreo por lote con umbral de aceptación acordado en el pliego
Qué se entrega
- Inventario digital del acervo relevado
- Imágenes de preservación y de consulta por unidad documental
- Base de metadatos cargada y verificada
- Informe de control de calidad por lote
- Acta de digitalización con la trazabilidad del proceso
- Manual de procedimiento para continuar el trabajo con equipo propio
El diagnóstico del acervo se cotiza por separado y no compromete la contratación del proyecto de digitalización.
Trabajamos con personal capacitado en manipulación de documentación con valor legal e histórico. El acervo permanece asegurado durante todo el proceso y cada movimiento queda registrado.
Sobre Archivo Digital
Las consultas más habituales de los equipos técnicos y de compras.
Sí, cuando el proceso cumple los requisitos de la normativa aplicable: digitalización certificada, firma digital y sellado de tiempo. La plataforma implementa ese circuito completo.
Acompañamos el proyecto de digitalización retroactiva con equipos y metodología propios, incluyendo control de calidad y carga de metadatos.
Sí. Contamos con herramientas de migración que preservan estructura, metadatos, versiones y trazas de auditoría.
No es obligatorio. Cuando la normativa o la sensibilidad del material lo impiden, montamos la planta de digitalización dentro del edificio, con nuestros equipos y bajo supervisión del área de archivo.
Se procesan con equipos cenitales, que no requieren desarmar ni prensar el original. El material muy deteriorado pasa antes por una etapa de estabilización y se digitaliza con parámetros específicos.
Solo cuando la copia digital cumple los requisitos legales para sustituir al original y la tabla de plazos habilita la disposición final. Eso se define en la etapa de asesoramiento, antes de digitalizar, y queda documentado en el acta correspondiente.
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